Как оформить приобретение товаров, работ или услуг через подотчетного лица?

Автор материала: Журавлева Ольга

Авансовый отчет - это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами.

Денежные средства под отчет могут выдаваться, например, для следующих целей: командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы.

Выдача денег под отчет производится на основании завизированного руководителем письменного заявления работника, в котором обязательно указывается целевое назначение суммы аванса и срок, на который он выдается. Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Не допускается выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы.

Необходимо проверить авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдено два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги.

Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету.

Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Оправдательные документы для разных ситуаций

Чтобы учесть расходы на покупку товаров (оплату услуг), нужны подтверждающие документы. Кроме того, сможете ли вы принять к вычету «входной» НДС зависит от вида первичных документов. Давайте посмотрим, какие документы работник должен приложить к авансовому отчету.

Работник купил мелочевку в магазине

Приобрести канцтовары или другие необходимые товары подотчетник может в обычном магазине. Тогда кассир выдаст ему кассовый и/или товарный чеки. Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат. Но! Принять к вычету «входной» НДС в этом случае вы не сможете.

Мелкий опт за наличку

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

Покупка ГСМ  за наличный расчет

Если ваши водители приобретают топливо на АЗС за наличный расчет, документы будут те же, что и при покупке товаров в розницу. На заправке водитель получит кассовый чек, в котором будет указан вид топлива, количество литров, цена и сумма. Счета-фактуры не будет. Всю сумму стоимость бензина включите в затраты без выделения НДС.

Лимит расчета наличными

Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У установлен предельный размер расчета наличными — 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Обратите внимание! Лимит установлен именно для каждого договора с контрагентом. То есть оплатить, например, по 95 тысяч рублей несколькими платежами нельзя. Если вы хотите заплатить одному бизнес-партнеру больше 100 тысяч рублей наличными — заключите разные договоры. При этом! Если в течение дня расчеты вы производите по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 тысяч рублей, а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не будет нарушением.

Это же правило относится к расчетам наличными, которыми рассчитывается подотчетник. Он может что-то купить или оплатить в одном месте и по одному документу (чеку, квитанции и т.д.) не больше чем на 100 тысяч рублей.

Ответственность за нарушение лимита. За нарушение предельной суммы расчетов наличными ваша фирма может быть оштрафована в соответствии с нормой статьи 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:

Общий срок давности привлечения к ответственности за административные нарушения составляет два месяца (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если этот срок пропущен, штраф наложить нельзя.

Внимание! Субъекты малого предпринимательства (компании и ИП) могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указания 3210-У), но для этого рекомендуем подготовить соответствующий приказ.